Was kostet mich eine unbesetzte Stelle wirklich? Die versteckten Kosten des Fachkräftemangels
Aktualisiert: 23. Sept.
„Die Agentur ist zu teuer.“ Diesen Satz hören wir am häufigsten. Aber weißt du, was meistens noch teurer ist? Eine Stelle, die monatelang unbesetzt bleibt. In diesem Artikel rechnen wir durch, was dich eine offene Stelle wirklich kostet – sichtbar und unsichtbar – und zeigen dir, wie du das für deinen eigenen Betrieb in 10 Minuten berechnest.
Das Wichtigste in Kürze
Eine unbesetzte Stelle kostet nicht „nichts“ – sie kostet Überstunden, Aufträge, Qualität und Nerven.
Die sichtbaren Kosten (Überstunden, Aushilfen, verlorene Aufträge) sind oft nur die Spitze des Eisbergs.
Die versteckten Kosten (Krankenstände, Fluktuation, blockiertes Wachstum, deine eigene Zeit) sind häufig noch höher.
In unserer Beispielrechnung kostet eine 6 Monate offene Stelle in einem Elektrobetrieb rund 35.500 Euro.
Jeder Monat, den du schneller besetzt, spart bares Geld.
Die sichtbaren Kosten: Was du sofort merkst
Überstunden: Das Team fängt die Arbeit auf. Bei 18 bis 25 Euro Stundenlohn und 5 bis 10 Überstunden pro Woche kommen schnell 1.500 bis 3.000 Euro im Monat zusammen – plus Zuschläge.
Aushilfen und Leiharbeit: Kurzfristige Unterstützung ist teurer als eine Festanstellung.
Verschobene oder abgesagte Aufträge: Im Handwerk kann ein verschobener Auftrag schnell mehrere hundert bis einige tausend Euro kosten.
Kundenabwanderung: Wer einmal erlebt, dass ein Termin nicht gehalten wird, kommt oft nicht wieder.
Die versteckten Kosten: Was du nicht auf der Rechnung siehst
Qualitätsverlust: Überlastete Mitarbeiter:innen machen mehr Fehler. Nacharbeiten kosten Zeit, Material und Ruf.
Mehr Krankenstände: Dauerstress führt zu mehr Ausfällen – und jeder Ausfall verschärft die Lücke weiter.
Fluktuation: Wenn gute Stammkräfte wegen Dauerbelastung kündigen, startet der teuerste Teil des Kreislaufs: Jetzt fehlen dir zwei Leute statt einer.
Deine Zeit: Du springst selbst ein, koordinierst und telefonierst. Diese Zeit fehlt dir für Führung, Akquise und Strategie.
Blockiertes Wachstum: Aufträge, die du gar nicht erst annimmst, tauchen in keiner Statistik auf – sind aber verlorener Umsatz.
Stimmung im Team: Dauerhafte Überlastung frisst Motivation. Das spürt man lange, bevor jemand kündigt.
Beispielrechnung: Elektrobetrieb, Innsbruck, 6 Monate offene Stelle
Die Zahlen sind ein realistisches Beispiel, keine Durchschnittswerte – dein Betrieb kann darüber oder darunter liegen.
Überstunden: 3 Mitarbeiter × 8 Std. × 26 Wochen × 22 Euro = 13.728 Euro
Auftragsrückstände und -verluste: ca. 8.000 Euro
Mehraufwand Geschäftsführung: 4 Std./Woche × 26 Wochen × 80 Euro = 8.320 Euro
Qualitätsmängel und Nacharbeiten: ca. 3.000 Euro
Erhöhter Krankenstand: ca. 2.500 Euro
Gesamt: rund 35.500 Euro in 6 Monaten – knapp 6.000 Euro pro Monat
Eine professionelle Personalvermittlung für diese Stelle hätte – je nach Position – einen Bruchteil davon gekostet.
So berechnest du die Kosten für deinen Betrieb
Nimm dir 10 Minuten und geh diese Punkte für eine konkrete offene Stelle durch:
Überstunden pro Monat: Wie viele Stunden fängt dein Team auf? Mal Stundenlohn plus Zuschläge.
Aushilfen: Was zahlst du monatlich für Leiharbeit oder Aushilfen?
Verlorene Aufträge: Welche Aufträge hast du abgelehnt oder verschoben? Rechne mit dem Deckungsbeitrag, nicht mit dem Umsatz.
Deine eigene Zeit: Wie viele Stunden pro Woche springst du ein? Setz einen ehrlichen Stundensatz an.
Qualität und Krankenstand: Gab es mehr Reklamationen oder Ausfälle als sonst? Schätze grob.
Summe mal Monate: Multipliziere die monatlichen Kosten mit der Zeit, die die Stelle schon offen ist – und mit der Zeit, die sie realistisch noch offen bleibt.
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Und was kostet es, die Stelle zu besetzen?
Auch die Besetzung kostet: Stelleninserate, deine Zeit für Sichtung und Gespräche, Einarbeitung – oder die Provision einer Personalvermittlung. Der entscheidende Punkt ist aber die Dauer: Jeder Monat, den eine Stelle schneller besetzt ist, spart dir in unserem Beispiel rund 6.000 Euro. Deshalb lohnt sich der Blick auf das Gesamtbild statt nur auf die Rechnung der Agentur.
Welche Modelle es gibt und was sie kosten, zeigt unser Vergleich Zeitarbeit vs. Direktvermittlung.
5 Wege, die Vakanzzeit zu verkürzen
Schneller entscheiden: Gute Kandidat:innen sind oft nach wenigen Tagen vom Markt. Plane Gesprächstermine innerhalb einer Woche.
Klare Anforderungen: Unterscheide zwischen „muss“ und „wäre schön“. Zu lange Wunschlisten schrecken passende Leute ab.
Aktiv ansprechen: Die besten Fachkräfte suchen nicht aktiv. Direktansprache erreicht sie trotzdem.
Jahresgehalt zeigen: Vor allem gegenüber Kandidat:innen aus Deutschland oder der Schweiz – mehr dazu im Artikel über das 13. und 14. Gehalt.
Über die Grenze denken: Auch Fachkräfte aus Nachbarregionen oder dem Ausland kommen infrage – siehe Pflegekräfte aus dem Ausland.
Häufige Fragen
Wie viel kostet eine unbesetzte Stelle im Durchschnitt? Einen seriösen Einheitswert gibt es nicht – es hängt von Branche, Position und Dauer ab. In unserem Beispiel sind es rund 6.000 Euro pro Monat. Rechne es am besten für deinen Betrieb konkret durch.
Welche Kosten werden am häufigsten unterschätzt? Die eigene Zeit als Chef:in, entgangene Aufträge und Kündigungen im Team durch Überlastung.
Ab wann lohnt sich eine Personalvermittlung? Wenn eine Stelle schon länger offen ist oder du absehen kannst, dass die Eigensuche Monate dauert, ist sie meist die günstigere Lösung.
Fazit: Die günstigste Lösung ist nicht die billigste
Wer nur auf die Provision schaut, übersieht die Kosten, die jeden Monat still weiterlaufen. Für weitere Informationen oder persönliche Unterstützung erreichst du uns direkt über unser Kontaktformular.
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Du möchtest das konkret für deinen Betrieb angehen? Schreib mir einfach: philipp[at]hofer-personal.at
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