Personalplanung 2027: Im November vorbereiten, im Jänner umsetzen

Der Jänner ist ein schlechter Zeitpunkt, um mit der Personalplanung anzufangen. Die Auftragsbücher sind voll, Urlaube vom Vorjahr hängen nach, und die erste Kündigung liegt vielleicht schon am Tisch. Wer im November plant, startet im Jänner ohne Hektik. Diese Anleitung führt dich in fünf Schritten durch eine Personalplanung für 2027, gedacht für Betriebe ohne eigene Personalabteilung.

Das Wichtigste in Kürze

• Schreib auf, wer 2027 gehen könnte: Pension, Karenz, Kündigung. Für Frauen steigt das Pensionsalter weiter, seit 2026 gibt es die Teilpension.
• Rechne jede Neubesetzung rückwärts. Eine gute Fachkraft braucht zwei bis drei Monate bis zum ersten Arbeitstag, weil sie heute noch woanders arbeitet und eine Kündigungsfrist hat. Bei Fachkräften aus Drittstaaten sind allein für die Behörde acht Wochen vorgesehen, oft dauert es länger.
• Plane einen Notfall ein. In Österreich kann eine Fachkraft über Personalüberlassung kurzfristig einspringen, außer in Bauberufen.

Schritt 1: Bestandsaufnahme, wen hast du und wen brauchst du?

Nimm dir eine Stunde und eine Liste. Für jede Person im Team:

• Qualifikation, Aufgaben und wer sie vertreten kann
• Stellen, die offen oder nur notdürftig besetzt sind
• absehbare Abgänge durch Pension, Karenz oder angekündigte Kündigung
• neue Aufträge oder Leistungen 2027 und was sie an Personal brauchen

Bei Pensionen lohnt ein genauer Blick. Das Regelpensionsalter für Frauen steigt seit 2024 in Halbjahresschritten von 60 auf 65, bis 2033. Eine Mitarbeiterin, die in der zweiten Jahreshälfte 1965 geboren ist, erreicht es mit 62, also zwischen Juli 2027 und Jänner 2028. Auch bei der Korridorpension steigen Mindestalter und Versicherungsmonate schrittweise. Frag im Zweifel direkt nach, statt zu raten.

Neu seit 1. Jänner 2026 ist die Teilpension. Ältere Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit um 25 bis 75 Prozent reduzieren und einen Teil der Pension beziehen. Das geht nur mit deiner Zustimmung und einer schriftlichen Vereinbarung. Für deine Planung heißt das: Aus einem Vollzeit-Gesellen kann eine halbe Stelle werden. Die andere Hälfte musst du besetzen.

Schritt 2: Recruiting-Kalender für 2027

Für jede Neubesetzung brauchst du ein Datum: Wann muss die Person spätestens anfangen? Von dort rechnest du rückwärts.

• Von der Suche bis zum ersten Arbeitstag: Rechne für eine gute Fachkraft zwei bis drei Monate. Warum das so ist, liest du gleich unter dieser Liste.
• Fachkräfte aus Drittstaaten: Die Behörde muss über die Rot-Weiß-Rot-Karte innerhalb von acht Wochen entscheiden. Laut Rechnungshof wurde diese Frist 2022 in mehr als 40 Prozent der Fälle überschritten. Plane einige Monate ein.
• Mangelberufsliste: Die Liste 2026 gilt bis 31. Dezember 2026. Anträge, die bis dahin eingebracht sind, werden noch nach der Liste 2026 erledigt. Hast du einen Kandidaten aus dem Ausland in Aussicht, stell den Antrag noch heuer.
• Saison: In vielen Handwerksbetrieben beginnt im Frühjahr die Hochsaison. Wer im März Leute braucht, sucht im Jänner.

Warum gute Fachkräfte zwei bis drei Monate brauchen

Die Leute, die du wirklich willst, schreiben keine Bewerbungen. Der erfahrene Elektriker, die Pflegefachkraft mit zehn Jahren Erfahrung, der CNC-Fräser, auf den sich sein Meister verlässt: Sie haben eine Stelle, ein eingespieltes Team und meistens einen Chef, der sie nicht gehen lassen will. Auf einer Jobbörse findest du sie nicht.

Genau diese Menschen sprechen wir direkt an. Das braucht Zeit, und die lohnt sich:

1. Finden und ansprechen: Wir suchen gezielt nach Fachkräften, die zu deinem Betrieb passen, und reden persönlich mit ihnen. Viele hören zum ersten Mal von dir und brauchen ein, zwei Gespräche, bis sie sich einen Wechsel vorstellen können.
2. Kennenlernen und entscheiden: Gespräch bei dir im Betrieb, vielleicht ein Schnuppertag, dann das Angebot. Wer gut ist, überlegt sich einen Wechsel gründlich. Das ist ein gutes Zeichen.
3. Kündigungsfrist: Erst nach der Zusage kündigt die Person beim bisherigen Arbeitgeber. In Österreich ist das für Arbeitnehmer meist ein Monat zum Monatsende, im Vertrag kann auch mehr stehen. Einige Kollektivverträge, etwa am Bau, sehen eigene, oft kürzere Fristen vor. Kommt keine einvernehmliche Lösung mit dem alten Chef zustande, gilt die volle Frist. Daran hält sich ein anständiger Mitarbeiter, und genau so einen willst du ja.

Zusammen ergibt das zwei bis drei Monate. Ein Beispiel: Du gibst uns Anfang November den Auftrag, Ende November sagt der passende Monteur zu und kündigt bis spätestens 30. November, also zum 31. Dezember. Anfang Jänner steht er bei dir in der Werkstatt. Fängst du erst im Jänner an, wird es leicht April.

Darum lohnt es sich, früh zu starten. Wer erst sucht, wenn die Stelle schon leer ist, nimmt unter Druck oft den Erstbesten. Wer rechtzeitig anfängt, bekommt die Fachkraft, die sich von selbst nie beworben hätte.

Wie der Antrag für Fachkräfte aus dem Ausland konkret läuft, zeigen wir in unserem Beitrag zu Fachkräften aus Serbien und Bosnien.

Schritt 3: Budget für die Personalsuche

Ein Budget beginnt mit der Frage, was dich eine offene Stelle kostet. Jeder Monat ohne Monteur oder Pflegekraft bedeutet abgesagte Aufträge, Überstunden im Team oder Fremdleistungen. Mit unserem Kosten-Rechner rechnest du das für deine Stelle in wenigen Minuten nach.

Dann planst du die Posten:

• Eigene Suche: Inserate, Social Media und vor allem deine eigene Zeit für Auswahl und Gespräche
• Personalvermittlung: Bei uns zahlst du nur bei Erfolg. Die Höhe bekommst du vorab schriftlich.
• Einarbeitung: Ausrüstung, Werkzeug, Einschulung und bei Fachkräften aus dem Ausland oft eine erste Unterkunft
• Löhne: Die Kollektivvertragsabschlüsse für 2027 fallen in vielen Branchen in den Herbst und Winter. Plane die Erhöhung ein, sobald dein KV feststeht.

Schritt 4: Mitarbeiterbindung planen

Die Leute, die du hast, sind deine billigste Personalplanung. Was du jetzt einträgst:

• Mitarbeitergespräche: Termine für das erste Quartal 2027 fix in den Kalender. Wie das gut gelingt, liest du in unserem Beitrag zum Jahresgespräch.
• Weiterbildung: Wer braucht welche Schulung? Seit 2026 ersetzt die Weiterbildungszeit die Bildungskarenz. Es gibt keinen Rechtsanspruch auf die AMS-Beihilfe mehr, das Dienstverhältnis muss mindestens zwölf Monate bestehen. Ab einem Bruttoentgelt von 3.465 Euro zahlt der Arbeitgeber 15 Prozent der Beihilfe mit.
• Pflegebetriebe: Pflegekräfte haben ab dem Jahr, in dem sie 43 werden, Anspruch auf eine Entlastungswoche. Bis inklusive 2026 durfte sie in Geld abgelöst werden, ab 2027 nicht mehr. Plane sie im Dienstplan ein.
• Lohnrunde: Kläre vorab, wann und wie du Gehälter anpasst. Überraschungen kosten Vertrauen.

Schritt 5: Notfallplan für kurzfristige Ausfälle

Krankheit, Unfall, Kündigung mitten im Auftrag. Beantworte drei Fragen, bevor es passiert:

• Welche Aufgaben kann das Team übernehmen, und wie lange hält es das durch?
• Gibt es ehemalige Mitarbeiter, die kurzfristig aushelfen würden?
• Wer kann dir schnell eine Fachkraft stellen?

Für Betriebe in Österreich bieten wir dafür Personalüberlassung an. Die Fachkraft ist bei uns angestellt und arbeitet in deinem Betrieb. Passt es, übernimmst du sie fix in dein Team. Erst kennenlernen, dann übernehmen. Für Bauberufe gibt es das nicht, dort vermitteln wir nur in feste Anstellung. In Deutschland vermitteln wir ausschließlich in feste Anstellung.

Häufige Fragen

Wann sollte ich mit der Personalplanung für 2027 anfangen?

Am besten im Oktober oder November. Dann bleibt Zeit für Suche, Kündigungsfristen und, bei Fachkräften aus dem Ausland, für das Verfahren.

Warum dauert es zwei bis drei Monate, bis eine neue Fachkraft anfängt?

Gute Fachkräfte suchen selten aktiv, sie haben eine Stelle. Bis sie gefunden, angesprochen und überzeugt sind, vergehen einige Wochen. Danach läuft ihre Kündigungsfrist beim bisherigen Arbeitgeber, meist ein Monat zum Monatsende, wenn es keine einvernehmliche Lösung gibt. Im Vertrag oder Kollektivvertrag kann eine andere Frist stehen.

Wie erfahre ich, wann eine Mitarbeiterin in Pension gehen kann?

Das Regelpensionsalter für Frauen hängt vom Geburtsdatum ab. Die Tabelle findest du bei der Pensionsversicherung oder der Arbeiterkammer. Den genauen Stichtag kennt die Mitarbeiterin aus ihrem Pensionskonto.

Muss ich einer Teilpension zustimmen?

Nein. Die Teilpension setzt deine Zustimmung und eine schriftliche Vereinbarung über Dauer und Ausmaß der Arbeitszeitreduktion voraus.

Was kostet mich eine Personalvermittlung?

Bei uns zahlst du nur, wenn du einstellst. Die genaue Höhe bekommst du vorab schriftlich.

Fazit

Personalplanung im Kleinbetrieb ist keine Konzernübung. Eine Liste, ein Kalender und ein ehrlicher Blick auf Pensionen und Kündigungsfristen reichen. Wer das im November erledigt, sucht im Jänner gezielt statt in Panik.

Du willst 2027 nicht wieder hinterherlaufen? In einem Erstgespräch gehen wir in 20 Minuten deine offenen Stellen durch. Wie wir für Handwerksbetriebe arbeiten, zeigt unsere Seite Personalvermittlung Handwerk, für Heime und mobile Dienste die Seite Personalvermittlung Pflege. Wir sind in Vorarlberg, Tirol und ganz Österreich für dich da.