Ersten Mitarbeiter anmelden: Schritt für Schritt

Beim ersten Mitarbeiter kommt einiges an Papierkram auf dich zu. Das meiste machst du nur einmal. Hier ist die Reihenfolge, mit der du nichts vergisst.

1. Lohnverrechnung klären

Entscheide zuerst, wer deine Löhne abrechnet: du selbst mit einem Lohnprogramm, deine Steuerberatung oder ein Lohnverrechner. Für den Anfang empfehlen wir, das abzugeben. Die Lohnverrechnung übernimmt dann auch die Anmeldung und die monatlichen Meldungen.

2. Beitragskontonummer bei der ÖGK beantragen

Bevor du jemanden anmelden kannst, brauchst du als Arbeitgeber eine Beitragskontonummer bei der Österreichischen Gesundheitskasse. Du beantragst sie einmalig über ein Onlineformular der ÖGK. Das ist kostenlos, Unterlagen brauchst du keine.

3. Kollektivvertrag und Einstufung festlegen

Welcher Kollektivvertrag gilt, hängt von deiner Gewerbeberechtigung ab. Darin findest du die Verwendungsgruppe, den Mindestlohn, Zulagen und die Arbeitszeit. Stuf deinen Mitarbeiter richtig ein: Wer zu wenig bezahlt, riskiert Nachzahlungen und Strafen wegen Unterentlohnung.

4. Vor dem ersten Arbeitstag anmelden

Die Anmeldung muss vor Arbeitsantritt bei der Gesundheitskasse sein – auch bei einem Probetag, auch bei geringfügig Beschäftigten. Als Anmeldung gilt nur die elektronische Meldung über ELDA. Papier, E-Mail oder ein Anruf reichen nicht.

In die Anmeldung gehören unter anderem deine Beitragskontonummer, Name und Versicherungsnummer des Mitarbeiters, Beginn, Arbeitszeit und der Beginn der betrieblichen Vorsorge. Eine Kopie der Anmeldung gibst du deinem Mitarbeiter.

Wer zu spät oder gar nicht anmeldet, riskiert Beitragszuschläge und Verwaltungsstrafen. Bei Kontrollen auf Baustellen und in Betrieben wird genau das geprüft.

5. Dienstzettel oder Arbeitsvertrag aushändigen

Gleich nach Beginn des Arbeitsverhältnisses bekommt dein Mitarbeiter einen Dienstzettel: eine schriftliche Aufstellung der wichtigsten Rechte und Pflichten. Ein schriftlicher Arbeitsvertrag mit denselben Angaben ersetzt ihn.

Seit März 2024 gehören unter anderem dazu: Beginn, Arbeitsort, eine kurze Beschreibung der Tätigkeit, Einstufung und Entgelt, wie der Lohn ausgezahlt wird, Arbeitszeit, Urlaub, Kündigungsfristen und das Kündigungsverfahren, die Probezeit, der Sitz deines Betriebs und der Sozialversicherungsträger.

Fehlt der Dienstzettel, drohen Strafen von 100 bis 436 Euro, im Wiederholungsfall bis 2.000 Euro.

6. Mitarbeitervorsorgekasse wählen

Für jeden Mitarbeiter zahlst du 1,53 % des Bruttolohns in eine Mitarbeitervorsorgekasse („Abfertigung neu“). Die Kasse wählst du selbst: Du hast 6 Monate ab dem ersten Arbeitsverhältnis Zeit, einen Beitrittsvertrag abzuschließen. Danach fordert dich die Gesundheitskasse auf, und wenn du weiter nichts tust, wird dir eine Kasse zugewiesen.

7. Arbeitsschutz organisieren

• Evaluierung: Du hältst schriftlich fest, welche Gefahren es an den Arbeitsplätzen gibt und was du dagegen tust.
• AUVAsicher: Für Betriebe mit bis zu 50 Mitarbeitern betreuen Sicherheitsfachkraft und Arbeitsmediziner kostenlos. Du musst die Betreuung bei der AUVA anfordern.
• Unterweisung: Zeig deinem Mitarbeiter am ersten Tag Gefahren, Schutzausrüstung, Erste Hilfe und Fluchtwege – und halte die Unterweisung schriftlich fest.

8. Jeden Monat

• Arbeitszeit aufzeichnen: Beginn, Ende und Pausen – das kann auch der Mitarbeiter selbst tun, du musst es aber kontrollieren.
• Lohn abrechnen und den Lohnzettel aushändigen.
• Abgaben zahlen: Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag, Kommunalsteuer und Sozialversicherung sind bis zum 15. des Folgemonats fällig. Das übernimmt in der Regel deine Lohnverrechnung.

Alle Schritte auf zwei Seiten zum Abhaken gibt es in unserer Checkliste „Der erste Mitarbeiter in 10 Schritten“.

Kostenlose Checkliste: Der erste Mitarbeiter in 10 Schritten – als PDF zum Ausdrucken und Abhaken (PDF, öffnet in neuem Tab)

Häufige Fragen

Stand Oktober 2026. Die Angaben gelten für Österreich und sind sorgfältig geprüft, ersetzen aber keine Beratung im Einzelfall. Die genauen Zahlen für deinen Betrieb rechnet dir deine Lohnverrechnung oder Steuerberatung.