Die meisten Fehler beim ersten Mitarbeiter kosten nicht viel Mühe, sie zu vermeiden – aber viel Geld, wenn man sie macht. Diese sieben sehen wir am häufigsten.
Das Wichtigste in Kürze
- Förderungen gibt es meist nur, wenn du sie vor dem Start beantragst.
- Anmelden musst du vor dem ersten Arbeitstag.
- Wer wie ein Angestellter arbeitet, ist einer – auch wenn er eine Rechnung schreibt.
- Rechne mit 14 Gehältern und rund 30 % Lohnnebenkosten.
1. Die Förderung zu spät beantragt
Die AMS-Eingliederungsbeihilfe muss vor Beginn des Arbeitsverhältnisses beantragt werden, und für die Lohnnebenkosten-Befreiung brauchst du das Formular NeuFö 2. Wer erst nachher fragt, geht oft leer aus. Alle Förderungen im Überblick.
2. Erst nach dem ersten Arbeitstag angemeldet
Die Anmeldung bei der Gesundheitskasse muss vor Arbeitsantritt erfolgen – auch beim Probetag. Wer nachträglich anmeldet, riskiert Zuschläge und Strafen. So geht die Anmeldung.
3. Falsch eingestuft
Der Kollektivvertrag legt fest, was du mindestens zahlen musst. Wer zu niedrig einstuft, zahlt die Differenz nach. Unterentlohnung ist in Österreich außerdem strafbar. Lass die Einstufung im Zweifel von deiner Lohnverrechnung oder der Wirtschaftskammer prüfen.
4. Freelancer statt Mitarbeiter
Es ist verlockend: Die Person schreibt einfach eine Rechnung, und du sparst dir Anmeldung und Lohnnebenkosten. Aber wer feste Arbeitszeiten hat, nach deinen Anweisungen und mit deinem Werkzeug arbeitet, ist in der Regel ein Dienstnehmer. Stellt die Gesundheitskasse das bei einer Prüfung fest, musst du die Beiträge nachzahlen – oft für mehrere Jahre.
5. Dienstzettel und Arbeitszeit vergessen
Den Dienstzettel bekommt dein Mitarbeiter gleich nach Beginn. Die Arbeitszeit musst du jeden Tag aufzeichnen lassen und kontrollieren. Beides fällt erst auf, wenn es Streit gibt oder eine Kontrolle kommt – und dann ist es zu spät.
6. Die Kosten unterschätzt
Brutto mal 14 plus rund 30 % – und das bei nur rund 43 Arbeitswochen im Jahr. Wer mit dem Bruttolohn kalkuliert, verliert bei jedem Auftrag Geld. Hier die Beispielrechnung.
7. Ohne Plan für die ersten Wochen
Der erste Mitarbeiter kommt, und du hast keine Zeit für ihn. Plane die ersten 30 Tage: Wer zeigt was? Welche Aufgaben übernimmt er ab wann? Ein kurzes Gespräch nach einer Woche und nach einem Monat zeigt dir früh, ob es passt – noch im Probemonat.
Alles Wichtige auf zwei Seiten zum Abhaken findest du in unserer Checkliste für den ersten Mitarbeiter.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, ob jemand Dienstnehmer oder selbständig ist?
Entscheidend ist, wie gearbeitet wird, nicht was im Vertrag steht. Feste Zeiten, deine Anweisungen, dein Werkzeug und die Eingliederung in deinen Betrieb sprechen für ein Dienstverhältnis. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.
Was passiert, wenn ich zu spät anmelde?
Die Gesundheitskasse kann Beitragszuschläge vorschreiben, und die Bezirksverwaltungsbehörde kann Strafen verhängen. Melde deshalb immer vor dem ersten Arbeitstag an.
Stand Oktober 2026. Die Angaben gelten für Österreich und sind sorgfältig geprüft, ersetzen aber keine Beratung im Einzelfall. Die genauen Zahlen für deinen Betrieb rechnet dir deine Lohnverrechnung oder Steuerberatung.
Geschrieben von
Philipp Hofer & Team
Philipp Hofer ist Gründer von Hofer Personal. Gemeinsam mit unserem Team begleiten wir KMU in Österreich, der Ostschweiz und Süddeutschland bei der Personalsuche und der Unternehmensnachfolge – mit über 30 Jahren Erfahrung und im Schnitt über 250 Vermittlungen pro Jahr.
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